Het is mogelijk om onder de optie nieuwsbrieven een brief te sturen met bijlagen. Hierbij wordt gebruik gemaakt van een eerder aangemaakte en opgeslagen groep. De eerste stap is dan ook om de groep samen te stellen en op te slaan.
Bij een brief wordt ingevuld:
Aanmaakdatum
Deze datum wordt in de brief vermeld als zijnde verzenddatum.
aanmaak medewerker
Kies de juiste in het menu.Deze naam wordt niet verstuurd aan de ontvangers maar is alleen voor intern gebruik.
Afzender naam
Standaard wordt het mailadres noreply@domeinnaam.nl gebruikt. Als de ontvanger de mail krijgt staat de afzender naam daar nog voor. Bijvoorbeeld ingevuld wordt “Persbericht” dan ziet de ontvanger Persbericht<norepley@domeinnaam.nl>. De keuze is vrij om iedere naam te gebruiken.
Onderwerp
Dat is de onderwerpregel bij de email die wordt verstuurd. U ziet bij het opstellen van een nieuwsbrief bij Onderwerp een keuzeveld met daarin [VOOR]. Door te klikken op ‘invoegen’ wordt, waar de muis in de tekst staat, de geselecteerde code geplaatst. Bij verzending (niet de test verzending) wordt de code vervangen door de inhoud zoals opgenomen in de persoonsrecord. De code [VOOR] bevat dhr of mevr en achternaam Zet dat altijd in het onderwerp om te de kans te verminderen dat de mailing als SPAM wordt gezien.
Inhoudelijke (begeleidende) tekst
Als de brief feitelijk in een bijlage staat kan hier de tekst voor de begeleidende mail komen te staan. Ook kan hier een nieuwsbrief worden samengesteld. Er is hierbij vooralsnog gekozen voor een sobere opmaak omdat steeds meer providers nieuwsbrieven met afbeeldingen blokkeren.
Bijlagen
Er kunnen drie bijlagen van worden meegestuurd. De bijlagen mogen niet te groot zijn. Er is een beperking opgenomen als deze te groot is. Een bijlage van enkele MB’s is prima te versturen.
Opslaan
De gedane invoer wordt opgeslagen om deze later verder te bewerken.
Opslaan en versturen
De gedane invoer wordt opgeslagen om deze te versturen. Er volgt een volgende stap om een testmail te versturen. Daarmee kan a.d.v. de verstuurde en ontvangen mail gecontroleerd worden of alles klopt. Als alles klopt dan moet een groep worden geselecteerd die eerder is opgeslagen en kan op verstuur worden geklikt. De mail wordt vanaf de server verstuurd en dat kan een poosje duren. Er is wat vertraging ingebouwd om te voorkomen dat provider de bulk mail als spam gaan zien.
Nieuwsbrief samenvoegvelden
Om SPAM tegen te gaan is veel inventiviteit nodig omdat providers maar vooral de zogenaamde blacklisten waar de IP adressen van computers van waaruit SPAM wordt verstuurd worden geblokkeerd worden steeds nauwkeuriger. Het is dus belangrijk om grote hoeveelheden mail netjes te versturen.
Daarom is er bij “Nieuwsbrieven” de optie om mail te verpersoonlijken. U ziet bij het opstellen van een nieuwsbrief bij Onderwerp een keuzeveld met daarin [VOOR].
Door te klikken op ‘invoegen’ wordt, waar de muis in de tekst staat, de geselecteerde code geplaatst. Bij verzending (niet de test verzending) wordt de code vervangen door de inhoud zoals opgenomen in de persoonsrecord. De code [VOOR] bevat dhr of mevr en achternaam Zet dat altijd in het onderwerp om te de kans te verminderen dat de mailing als SPAM wordt gezien.
De inhoudelijke (begeleidende) tekst heeft een veel grotere hoeveelheid “samenvoegvelden”. Deze velden komen overeen met de velden die u ook ziet bij “Personen”
Voorbeeld:
(rood zijn de samenvoegcodes en ter verduidelijking is het resultaat ook rood gemaakt. dat gebeurt in het feitelijke gebruik niet. Daar blijft de tekst zwart)
Geachte [GESLACHT] [VOORLETTERS] [TUSSENVOEGSELS] [ACHTERNAAM],
We weten dat u woont aan de [STRAAT] op huisnummer [HUISNUMMER]. Uw postcode is [POSTCODE] en u woont in [PLAATS].Bij deze laten wij u weten dat uw contributie over dit jaar, namelijk € [INCASSO_BEDRAG] van uw rekening zullen incasseren. Dat doen wij [FREQUENTIE_PER_JAAR] per jaar. U heeft ons toestemming gegevens dat doen vanaf [INCASSO_STARTDATUM].
met vriendelijke groet,
De Organisatie
Wordt na verzending:
Geachte mevrouw A.M. van der Kamp,
We weten dat u woont aan de Bloklaan op huisnummer 65. Uw postcode is 8000ZX en u woont in Zwolle. Bij deze laten wij u weten dat uw contributie over dit jaar, namelijk € 75,00 van uw rekening zullen incasseren. Dat doen wij 1 maal per jaar. U heeft ons toestemming gegevens dat doen vanaf 1-1-2016.
met vriendelijke groet,
De Organisatie
Testverzending
Tijdens het opstellen van een nieuwsbrief wordt eerst een testmail verstuurd. Deze mail is nog niet gekoppeld aan een groep maar staat los. Daarom wordt de mail verstuurd en ontvangen met de samenvoegcodes zelf. Dus [ACHTERNAAM] etc.